Tworzenie procedur wewnętrznych lub zewnętrznych w przedsiębiorstwie klienta

Usługa polegająca na stworzeniu procedur wewnętrznych lub zewnętrznych jest uzasadniona między innymi w przypadkach, gdy:

• w przedsiębiorstwie klienta funkcjonują działy zajmujące się określonymi sprawami (np. dział handlowy, marketingowy, zakupowy, techniczny, produkcyjny), a klient chciałby precyzyjnie określić podział obowiązków między tymi działami, uregulować zasady ich współpracy, zestandaryzować dokonywane przez nie czynności bądź sformalizować hierarchię służbową, podział kompetencji i obieg informacji w swoim przedsiębiorstwie;
• klient chciałby unormować sposób postępowania w określonej kwestii wszystkich osób zatrudnionych w swoim przedsiębiorstwie (np. zasady przekazania obowiązków innemu pracownikowi przez pracownika awansowanego, delegowanego lub zwolnionego, zasady rozliczania i dokumentowania podróży służbowych, zasady używania służbowych kart kredytowych, pojazdów służbowych, zasady zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa);
• klient zawiera lub wykonuje transakcje na odległość, np. przy wykorzystaniu aplikacji internetowych, bądź zawiera dużą liczbę transakcji, których nie byłby w stanie obsłużyć, gdyby nie standaryzacja warunków współpracy (regulaminy czy ogólne warunki).

Procedury wewnętrzne lub zewnętrzne (regulaminy, ogólne warunki) normują stosunki między przedsiębiorcą i jego pracownikami, stosunki między tymi pracownikami lub stosunki między klientem a jego kontrahentami. Z tego względu, aby wykonać usługę ich przygotowania, w pierwszej kolejności ustalam sposób działania przedsiębiorstwa klienta, w tym zwłaszcza zatrudnionych w nim osób. Dążę do zrozumienia rzeczywistości, w jakiej przedsiębiorstwo to funkcjonuje, aby tworzone przeze mnie regulacje były dopasowane do faktycznej działalności przedsiębiorstwa i dzięki temu przydatne. Powyższą wiedzę uzyskuję w oparciu o rozmowy lub korespondencję e-mail z klientem bądź jego pracownikami, w tym zadawanie im pytań dotyczących różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa klienta, mogących mieć przełożenie na kwestie prawne.

W przypadku gdy dostrzegę potrzebę zmiany dotychczasowych praktyk, konsultuję się z klientem i proponuję mu w tym zakresie rozwiązania prawne, których wdrożenie rokuje uzyskanie pozytywnych efektów i zabezpieczenie prawnego interesu klienta. Decyzję o wprowadzeniu zmian ostatecznie podejmuje klient na podstawie udzielonych przeze mnie wyjaśnień. W zakresie, w którym nie zidentyfikuję potrzeby wprowadzenia zmian, procedura przygotowywana jest przy założeniu, że jej celem jest oddanie w sposób sformalizowany i precyzyjny rzeczywistości panującej w przedsiębiorstwie klienta oraz jej uporządkowanie, a nie stworzenie nowej rzeczywistości, do której dostosowanie się mogłoby być uciążliwe i niepotrzebne.

Tworząc procedury wewnętrzne lub zewnętrzne dla klienta, dążę do ich sformułowania w sposób przejrzysty i czytelny, zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi i jednocześnie zapewniający ochronę prawną interesu klienta. Ponadto przygotowuję procedury starannie sformatowane, podzielone na jednostki redakcyjne, które tytułuję, by zwiększyć czytelność procedury i łatwość poruszania się po niej. Stosowana jest numeracja automatyczna (dotyczy to także załączników), co pozwala na dokonanie uaktualnienia „jednym kliknięciem” w razie wprowadzenia dodatkowych jednostek redakcyjnych (także przez samego klienta). Dotyczy to także ewentualnych odesłań do innych jednostek redakcyjnych, które niekiedy znajdują się w tekście procedury.

Usługa wykonywana jest na podstawie umowy. Umowa ta przewiduje między innymi zakres pracy, wysokość wynagrodzenia, termin realizacji, który liczony jest od zaksięgowania wynagrodzenia na moim rachunku bankowym, tryb postępowania w przypadku potrzeby przekroczenia pierwotnie uzgodnionego zakresu prac oraz kwestie organizacyjne. Formularz umowy przedstawiany jest klientowi wraz z ofertą.

Wynagrodzenie za przygotowanie procedury wynosi co najmniej 2 600 zł netto, czyli 3 198 zł brutto. Klientowi proponowane są zazwyczaj do wyboru dwa warianty ustalenia wynagrodzenia. W ramach wariantu pierwszego klient może zdecydować się na niższe wynagrodzenie podstawowe, jednak w razie zmiany pierwotnie uzgodnionego zakresu prac nad procedurą naliczam wynagrodzenie dodatkowe za każdą czynność wykraczającą poza ten zakres. W ramach wariantu drugiego klient uiszcza jedną, zryczałtowaną opłatę za wszystkie czynności zmierzające do przygotowania procedury.

Moje doświadczenie w zakresie procedur wewnętrznych obejmuje między innymi stworzenie zestawu procedur regulujących stosunki wewnętrzne w dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwie klienta, tworzenie ogólnych warunków handlowych, w tym w wersji dwujęzycznej, regulujących współpracę z kontrahentami polskimi i zagranicznymi, tworzenie regulaminów sprzedaży, regulaminów dostaw oraz warunków gwarancyjnych (w tym w wersji dwujęzycznej, regulujących odpowiedzialność klienta wobec kontrahentów polskich i zagranicznych).